Cómo crear un briefing de marketing eficaz

Fecha - 10 Noviembre 2021

Todo gran proyecto tiene detrás una adecuada planificación, y en marketing las decisiones no pueden ser resultado de la improvisación, sino que necesitan estar bien pensadas. Por eso, en ActionsCALL vamos a incidir hoy en la importancia que tiene la creación de un briefing adecuado para definir bien los pasos a dar en esta apasionante aventura que es la mercadotecnia.

¿Qué es un briefing y qué utilidades tiene para una empresa?

El concepto de briefing es realmente simple, porque no es más que un documento por escrito que recoge la información necesaria para contextualizar, definir los objetivos y establecer los procesos que son necesarios para poner en marcha una estrategia concreta o un plan. Por lo tanto, lo podemos comparar con un mapa, donde se traza el camino a seguir y se orienta a todo el equipo de personas que vaya a estar implicado en el proyecto.

La idea es que este documento incluya información relativa a la empresa que lo va a poner en práctica. Es decir, es recomendable que hable sobre el contexto en el que esta se mueve, su situación en el momento de ser elaborado, las metas que se deben alcanzar en un período de tiempo concreto, las decisiones que se pretenden tomar y las actividades que se van a llevar a cabo. Todo esto de manera bastante esquemática y directa, porque la intención es que sea útil y eficaz.

De esta forma, su existencia ayudará a la empresa a:

Tener claro qué es lo que quiere y cómo pretende conseguirlo: Lógicamente, se busca crecer como marca, prosperar a nivel económico y conseguir reconocimiento por parte de los clientes. Pero todo esto es un proceso complejo que debe desarrollarse a través de diferentes etapas, siempre teniendo claro cuáles son las prioridades.

Organizarse adecuadamente: Que los empleados tengan acceso al briefing es clave para que puedan trabajar y orientar sus esfuerzos en la misma dirección. La cultura empresarial implica compartir los mismos valores y objetivos con los demás compañeros; y la existencia de un briefing ayudará a unificar las ideas y a coordinar las acciones para que cada aportación sume.

Ahorrar tiempo y dinero: Tener las ideas claras es económicamente muy rentable. Generalmente, cuando esto sucede, las inversiones de dinero se hacen de forma más controlada y se enfocan a parcelas más concretas, por lo que hay menos riesgo y es más fácil que los resultados que se obtengan sean satisfactorios. Por no mencionar también el ahorro de tiempo que puede suponer respecto a los casos en los que no se elaboran briefings o en los que estos se preparan de forma incorrecta, ya que se evitará la ejecución de tareas innecesarias o incluso su duplicación por falta de coordinación.

Presentar su plan o estrategia a terceros, como partners: El briefing también es una declaración de intenciones. Este documento lleva a la práctica los valores de la empresa; y a la hora de tratar con otras organizaciones, puede servir como carta de presentación o muestra del trabajo que se lleva a cabo. Así, será más fácil llegar a un punto de entendimiento, a la vez que se comparte la metodología de trabajo.

Las particularidades del briefing de marketing

Briefings hay muchos: publicitario, creativo, de negocio… Y, por supuesto, de marketing. Este último se enfoca a todas las técnicas de mercadotecnia que pretenden dar a conocer un producto o servicio para conseguir su venta. Así que es una herramienta fundamental que sirve para guiar y sustentar toda campaña de este tipo, tanto tradicional como digital.

Su preparación forma parte del primer paso de todo proceso de marketing, porque implica la recogida de aquella información que luego va a ser necesaria para que se realice adecuadamente el trabajo. Por eso, para acabar creando un briefing eficaz hay que intentar responder a todas estas cuestiones:

¿Quiénes somos y qué nos representa?: Para situarnos, debemos conocer el contexto en el que está la empresa. Lógicamente, no es lo mismo plantear una campaña de marketing para una multinacional con millones de afiliados en todo el mundo que para una pequeña organización que tiene apenas un par de años de vida y un volumen de negocio de unos pocos centenares de clientes.

Esto incluye, por supuesto, la historia de la empresa, sus valores y motivaciones, las características de sus productos, etc. Toda esta información cuenta a la hora de plantear nuevos caminos a seguir y probablemente nos ayude a identificar lo que realmente necesitamos para llegar a donde queremos.

¿En qué punto de nuestro negocio nos encontramos?: También es necesario determinar adecuadamente las particularidades del negocio que desarrollamos, si tenemos beneficios o pérdidas, la cartera de clientes con la que contamos, qué catálogo de servicios o productos tenemos, los gastos que tenemos en cada parcela, etc.

Con ello, lo que se pretende es hacer una breve composición de lugar para que luego las metas que nos marquemos sean realistas y consecuentes. Así, una buena opción puede ser el análisis DAFO, con el cual identifiquemos nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

¿Cuál es la situación del mercado y quién es nuestro buyer persona?: Antes de trabajar también hay que conocer bien a las personas a las que van a ir destinadas nuestro mensaje, así como a la competencia que igualmente trata de captar la atención de estas. Los mensajes deben estar muy cuidados y pensados para atraer a nuestros potenciales clientes; y a la vez ser lo suficientemente distintivos y carismáticos como para que sean fácilmente identificables respecto a los que transmiten los demás.

¿Con qué recursos contamos?: Para saber con exactitud cuáles son las medidas de nuestras posibilidades, el briefing de marketing también tiene que reflejar adecuadamente el personal que forma parte de este departamento, así como el presupuesto disponible para llevar a cabo la campaña y las herramientas y medios que están a nuestra disposición. Solo así se podremos apuntar a metas realistas.

¿Qué trabajo vamos a hacer y cómo vamos a conseguir nuestros objetivos?: Esta es la parte más compleja y, a la vez, la más detallada. En el fondo, es la razón de ser del briefing de marketing, porque a partir de toda la información que hemos recopilado y presentado en los anteriores puntos, hay que trazar un plan concreto sobre la campaña que queremos poner en marcha.

Este debe valorar aspectos ya comentados como el target, el personal que aportará su trabajo, el presupuesto, los canales de comunicación que se utilizarán, la duración de la campaña y su cronograma, los mensajes que se transmitirán, etc. Y también ha de esbozar las herramientas o métricas (KPIs) a través de las cuáles vamos a analizar la labor que hagamos y que, por tanto, nos dirán si conseguimos o no cumplir con los objetivos que nos marcamos al principio.

En conclusión, el briefing de marketing es un documento imprescindible para que una empresa no se pierda a la hora de diseñar y poner en marcha sus campañas. Y aunque existen muchas maneras de enfocarlo, para que sea realmente eficaz debe tratar de responder a una serie de cuestiones vitales. Principalmente porque si nos da las claves adecuadas podremos hacer mejor el trabajo y generaremos expectativas acordes a nuestras posibilidades.