Metodología OKR: qué es y cómo implementarla en tu empresa

Fecha - 04 Mayo 2021

En cualquier empresa la máxima de ‘la unión hace la fuerza’ está siempre muy presente. Así que, para ellas, es muy importante que los empleados estén siempre focalizados y organizados adecuadamente. Pero conseguirlo no suele ser sencillo, por lo que en los últimos años han surgido diversas estrategias y metodologías que pretenden facilitar la consecución de los objetivos y la correcta finalización de los proyectos.

Una de las que más se viene hablando recientemente es la denominada ‘metodología OKR’. Y, desde ActionsCALL, queremos fijarnos en ella para descubrir sus ventajas y las razones por las que muchas de las grandes multinacionales del momento han decidido implementarla en su día a día, con resultados bastante satisfactorios.

Origen y características de la metodología OKR

OKR proviene del acrónimo que forman tres palabras inglesas: Objetives (Objetivos), Keys (Claves) y Results (Resultados). Estas forman los pilares de su filosofía, porque aunque puede ser todo lo compleja que nosotros queramos, en el fondo se sustenta sobre una estructura bastante simple: fijar unos objetivos, identificar las claves que nos deben llevar a conseguirlos y tener la capacidad para medir los resultados.

Es decir, se trata de marcar un camino a nivel organizativo para establecer unas metas que conseguir en un plazo definido. Un recorrido que, por otra parte, contiene etapas intermedias, y en las que será necesario cumplir unas condiciones o claves (basadas en la medición de resultados) para confirmar que avanzamos adecuadamente. ¿Cómo? Evaluando la labor de cada empleado que participa en el proyecto, con el fin de mejorar su rendimiento y de ayudarle a que se compenetre adecuadamente con sus compañeros.

Su origen está en la década de los 70, cuando el CEO de Intel en aquel entonces, Andrew Grove, decidió dar un impulso a su empresa. Para ello, ideó un revolucionario método de crecimiento interno, basado en metas y objetivos comunes. Y este no tardó en demostrarse como tremendamente útil, por lo que en los años siguientes otras grandes organizaciones (principalmente de Silicon Valley) como Google, LinkedIn, Twitter o Netflix lo asumieron como parte de su filosofía.

¿Cuáles son las ventajas de la metodología OKR?

Son múltiples los beneficios que tiene esta estrategia para las empresas y organizaciones; y además, se ha demostrado que está detrás de numerosos casos de éxito. Así que te presentamos algunas de estas ventajas:

Cohesionan la empresa a nivel interno y contribuyen a la coordinación de sus empleados: Tener claros los objetivos ayuda a avanzar en una misma dirección, sobre todo si se trata de organizaciones de gran tamaño, donde trabajan muchas personas y existen numerosos departamentos.

Centran los recursos en lo verdaderamente importante: Saber lo que se quiere conseguir es una buena manera ajustar las inversiones y de no perder tiempo con tareas innecesarias. Establecer una jerarquía de objetivos ayuda a priorizar y hace mucho más factible la rentabilización de nuestro proyecto.

Aportan transparencia y desprenden confianza: Para poder llegar lejos en lo que hacemos, tenemos que estar convencidos de ello y contar con toda la información que sea posible. Por lo tanto, aplicar la metodología OKR es una estupenda ‘excusa’ para hacer un seguimiento del trabajo e informar a los empleados de los progresos que se están realizando. Lo cual, de paso, sirve para afianzar valores importantes para cualquier organización, como la transparencia y la confianza.

Flexibilidad y adaptación: Normalmente, los objetivos a cumplir se plantean a corto plazo. Lo ideal es que no vayan más allá de unos meses o un año, porque precisamente lo que se busca con este sistema es poder analizar constantemente el trabajo y saber si se están haciendo bien las cosas o hay algo que está fallando. En consecuencia, una de sus bondades es que da plena capacidad para cambiar y maniobrar desde cada paso intermedio, para así poder solventar los problemas que vayan surgiendo.

Dan tranquilidad y seguridad: Uno de sus requisitos es plantear objetivos claves que sean medibles y puntuables. Por lo tanto, sus resultados no dependen de percepciones o de valoraciones subjetivas, sino que se fundamentan en datos objetivos y verificables. Aspecto este que convierte a la metodología OKR en una manera muy fiable de conocer como están rindiendo la empresa y sus empleados; lo que además sirve para respaldar nuestras decisiones y darnos seguridad a la hora de tomarlas.

¿Cómo implementar la metodología OKR en una empresa?

Hemos mencionado antes que este sistema es muy utilizado por las grandes empresas, pero también es un mecanismo fiable y asequible para organizaciones medianas o de pequeño tamaño. Y es que, en el fondo, cualquiera de ellas puede plantear una estrategia alrededor de sus premisas.

De hecho, el propio Andy Groove aseguraba que la metodología OKR era el resultado de responder a dos preguntas básicas:

¿Adónde quiero ir?: Nos ayuda a definir el objetivo que queremos conseguir.

¿Cómo podré saber si estoy llegando adonde quiero ir?: La respuesta dependerá de las metas intermedias o de los resultados clave que establezcamos.

Con estos conceptos claros, estaremos capacitados para diseñar nuestro plan e implementar esta forma de trabajar en nuestra empresa. Y para conseguirlo, podremos seguir estos pasos:

Definir un objetivo general para cumplir a medio plazo (un año): Responde a la primera pregunta que hemos formulado al principio, y se centra en lo más importante que estamos persiguiendo. Lógicamente, debe orientarse en la misma dirección que los valores y procesos de negocio de nuestra empresa, pues de lo que se trata es de crecer, de conseguir rentabilidad y de producir bienes o servicios de calidad. Por eso, hay que mirar hacia metas que nos concedan un cierto margen para decidir y actuar.

Ej: Conseguir un determinado número de leads dentro de nuestra campaña de Telemarketing.

Señalar los objetivos intermedios (trimestral): De lo general hay que ir a lo concreto, y dada la complejidad de las tareas que estamos abordando, lo idóneo es realizar una hoja de ruta que nos permita avanzar con pasos cortos. Hablamos, por tanto, de unas cuantas ‘micro-tareas’ que serán necesarias para conseguir satisfactoriamente nuestro objetivo final; y que deberán ser analizadas y revisadas a menudo (cada 3 o 4 meses) para asegurarnos de que las estamos cumpliendo de manera adecuada.

Ej: Disponer de una base de datos para efectuar las llamadas, desarrollar un guión adecuado, gestionar un volumen concreto de llamadas al día...

Emplear unos resultados clave (keys) que nos ayuden a medir el trabajo: De nada servirá que nos pongamos unos objetivos (generales o específicos) si no sabemos cómo vamos a medirlos. Por lo tanto, recurriremos a varias métricas (como las que nos aportan los KPI’s) que también tendrán un valor objetivo, y que como ya hemos apuntado, deberán ser fácilmente medibles, accesibles y verificables.

Ej: Tiempo promedio de llamada, tasa de abandono, tasa de resolución de problemas…

Poner en marcha acciones / tareas concretas para activar nuestra estrategia: Si ya sabemos adónde vamos y cómo vamos analizar el trabajo, solo nos queda ponernos manos a la obra e impulsar iniciativas que arrojen resultados, buenos o malos. Y luego serán las keys las que nos dirán cómo lo estamos haciendo, por lo que tendremos que estar listos para tomar decisiones y cambiar cosas durante la marcha.

Ej: Formar a los operadores para que estén más preparados, anticipar posibles problemas, ofrecer incentivos a nuestros interlocutores a cambio de que nos brinden la información…

Los OKR’s no buscan la perfección

En cualquier caso, es importante señalar que esta metodología no exige un cumplimiento exacto de los valores clave de cada uno de sus objetivos intermedios. Normalmente estos se puntúan en una escala que va del 0 al 1, y se dan por satisfactorios los resultados que rondan puntuaciones de entre 0,7 y 0,8. Principalmente, porque acercarse a la perfección es muy complicado, y si lo logramos más bien puede ser síntoma de que nos hemos puesto un listón demasiado bajo.

Por lo tanto, la metodología OKR es una buena manera de focalizar los objetivos en el entorno empresarial y de contar con una guía de trabajo clara y accesible para todos los empleados. En el fondo, es una invitación a organizarse para remar en la misma dirección, simplificando por el camino procesos complejos y estableciendo mecanismos de control. Algo muy necesario, cuando el éxito depende en gran medida de compartir una misma visión de la realidad y de conseguir coordinar adecuadamente los grupos de trabajo.